Tietosuojaseloste

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

 Miia Metsänen

p. +358 40 590 69 75 

sähköposti: miia.metsanen@strongmind.fi

 Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde.

 Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakkaan (jatkossa myös rekisteröity) hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja jatkuvuuden turvaamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös hallinnointi- ja laskutustarkoituksessa.

Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkemmat tarkoitukset

• Psykoterapiapalveluiden toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen

• Potilasturvallisuuden varmistaminen

• Asiakasyhteydenottojen ja ajanvarausten hallinta

• Maksuliikenteen ja mahdollisten Kela-korvausten käsittely

• Potilastietojen tallentaminen valtakunnalliseen Kanta-palveluun terveydenhuollon palvelujen antamista ja järjestämistä varten

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

• Lähiomaisen yhteystiedot mahdollista hätätilannetta varten

• Laskutustiedot ja maksuyhteydet

• Hoitoon liittyvät tiedot:

• Tutkimusta ja hoitoa koskevat tiedot

• Hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan tiedot

• Potilaskertomustiedot ja muut hoitoon liittyvät tiedot

• Ajanvaraustiedot

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään

• Asiakkaan erillisellä suostumuksella kerätyt tiedot omaisilta, muilta hoitavilta terveydenhuollon yksiköiltä tai Kansaneläkelaitokselta

Henkilötietojen luovuttaminen

 Potilasasiakirjoihin ja asiakkuuksiin liittyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Ilman rekisteröidyn tai hänen laillisen edustajansa lupaa sivulliselle ei saa antaa potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelusuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.

Lähtökohtaisesti potilastietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa:

• Potilaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella kirjallisella suostumuksella

• Lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi

• Viranomaisille silloin, kun siihen on lakiin perustuva oikeus tai velvollisuus

 Potilastiedot tallennetaan Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon. Kanta-palvelujen rekisterinpitäjänä toimii Kela. Tiedot ovat Kanta-palveluissa terveydenhuollon ammattihenkilöiden käytettävissä lainsäädännön ja potilaan antamien suostumusten ja kieltojen määrittelemissä rajoissa. Potilas voi seurata omien potilastietojensa käyttöä Omakanta-palvelun kautta.

 Tietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat

• Brightlife Oy

• Valvira A1-lisensoitu asiakashallinta- ja laskutusjärjestelmä

• Asiakastietojen hallintajärjestelmä

• Kanta-palveluun liittyvänä välittäjätahona potilastietojen arkistoinnissa

• Ajanvaraus- ja laskutusjärjestelmä

• Käsittelee tietoja järjestelmän ylläpitäjänä teknisen käyttöyhteyden kautta

• Henkilötietojen käsittelystä on laadittu asianmukainen tietojenkäsittelysopimus

Alttum Oy

• Käsittelee laskutustietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla

• Henkilötietojen käsittelystä on laadittu asianmukainen tietojenkäsittelysopimus

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Tietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin, kuten palomuurein, kulunvalvonnalla ja huolellisella käyttäjätunnusten hallinnalla. Mahdollisissa etävastaanotoissa käytetään tietoturvallista, sosiaali- ja terveydenhuollon etäpalveluihin soveltuvaa Brightlifen ohjelmistoa.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

 Potilasasiakirjoja säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen määräämän ajan.

Kirjanpitolain mukaisia tositteita säilytetään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Kun säilytysaika on päättynyt, tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai

2. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

 Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

 Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 31.10.2025.